由于大多數(shù)新的ECM部署已轉(zhuǎn)移到云環(huán)境，文檔存儲的版本控制已不再是 IT 優(yōu)先事項。因此，業(yè)務(wù)優(yōu)先級推動了版本控制需求，而不是 IT 團隊，盡管他們直接參與 ECM 采購和部署。

對于簡單的協(xié)作文檔，保留最后 50 或 500 個副本是可行的。然而，組織經(jīng)常忽略他們應(yīng)該將每個版本保留多長時間，并且某些迭代比其他迭代更重要。組織應(yīng)將版本控制視為一種工具，而不僅僅是啟用的功能。

文檔版本控制示例

內(nèi)容團隊可以采用多種方法來控制文檔版本。每種方法都對應(yīng)于特定的業(yè)務(wù)需求，組織通常會根據(jù)不同的業(yè)務(wù)需求使用多種方法。

以下五個高級策略適合大多數(shù)業(yè)務(wù)案例。

自動保存平衡行為。一個基本的、增量的版本控制方案對于仍然必須完成的內(nèi)容是有意義的——尤其是具有多個編輯器的內(nèi)容。

迭代文檔。文檔通常有自己的版本控制方案或與外部編號系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)。員工可以使用主要版本(1.0、2.0 等)和次要版本(2.0、2.1 等)來查看哪些迭代與編輯過程的哪些狀態(tài)相關(guān)。

組織經(jīng)常使用次要版本來迭代草稿，而主要版本代表最終的批準文件。之后，內(nèi)容團隊可以清除次要副本，這些次要副本在主要版本發(fā)布時變得無關(guān)緊要。

受控文檔。對于受控文件，組織擁有一份正式版本的文件。即使一個較新，其他所有副本要么是草稿，要么是歷史記錄。當批準的版本成為當前版本時，內(nèi)容團隊可以將其放置在一個中心位置，它成為未來的事實來源。內(nèi)容團隊應(yīng)保留這些副本的歷史記錄，以在出現(xiàn)有關(guān)過去狀態(tài)的問題時顯示每個版本何時有效。

雖然這種方法類似于迭代文檔，但受控文檔只有一個正式版本的位置，并存檔以前的正式版本。這些方法也因生效日期而異，因為已發(fā)布的版本在一段時間內(nèi)仍然有效。如果內(nèi)容團隊在特定時間知道哪個是官方的，則此版本控制可以幫助進行審計跟蹤。

標簽。在這種情況下，內(nèi)容團隊可以標記特定版本以表示狀態(tài)和相關(guān)性。這種方法使人們能夠在編輯過程中找到特定狀態(tài)的特定版本。

雖然“已批準”、“原始”和“當前”是顯而易見的標簽，但其他命名約定可能有用。例如，團隊可能會使用“CEO 評論”來跟蹤 CEO 給出具體指導(dǎo)的文檔。標簽還可以標記文檔的關(guān)鍵變體。如果 HR 政策適用于特定國家/地區(qū)的員工，則 HR 部門可以標記文檔以指定該位置。特定標簽可以確保內(nèi)容團隊不會錯誤地清除有用的舊文檔。

清除舊版本。此示例是大多數(shù)版本控制方法的一部分。舊草案對組織缺乏價值，未經(jīng)批準或非官方的聲明可能會失去背景并引起混亂。

即使對于協(xié)作內(nèi)容，內(nèi)容團隊也應(yīng)確定是否必須隨時保留所有草稿。組織可以從處理過時和不必要的文檔并知道要保留哪些舊版本的策略中受益。標簽和主要版本控制也在這里發(fā)揮作用。如果 ECM 系統(tǒng)不支持這些功能，內(nèi)容團隊可以將關(guān)鍵版本從工作目錄移到已發(fā)布或存檔的位置。

并非每種類型的文檔都可以放入特定的存儲桶中。有時，內(nèi)容團隊需要一種混合方法。然而，當這些團隊了解不同文檔類型的目的時，他們可以確定正確的版本控制方法。

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